Mejore el cumplimiento de los proveedores de tres formas sencillas con Gatekeeper

10:27 11/09/2021 | Lượt xem

Presentar un nuevo proveedor a su empresa no se trata solo del servicio que ofrecen. También es una cuestión de confianza. Sin embargo, la confianza no es inherente. Debe construirse sobre una base de visibilidad, comunicación y acción probada.

En este artículo, veremos cómo el software de administración de proveedores de Gatekeeper puede ayudarlo a lograr lo anterior para mejorar el cumplimiento de los proveedores.

1. Delegar la entrada de datos de proveedores

¿Cuánto tiempo dedica a perseguir a los proveedores para obtener información relacionada con el cumplimiento? Con el software de gestión de proveedores, puede recuperar el control y cerrar las lagunas de información antes de que aparezcan. Haga que la recopilación de datos sea un paso obligatorio antes de la incorporación al asignar la responsabilidad a su proveedor de proporcionar información completa y precisa.

Gatekeeper le permite delegar la entrada de datos a proveedores con formularios públicos. Elija qué información desea de los proveedores y luego solicite el envío a través de su formulario.

Delegar la responsabilidad de esta manera a los proveedores no solo evita que su equipo interno tenga que perseguir, sino que también le brinda un mejor control de su base de proveedores, el cumplimiento dentro de su negocio y controla el nivel de riesgo que está introduciendo a través de nuevas relaciones.

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2. Centralice los registros y la documentación de los proveedores para que su empresa sea una prueba de auditoría

Si no puede localizar y acceder rápidamente a documentos como certificados o informes de seguridad, especialmente cuando su empresa está siendo auditada, puede someterla a sanciones.

Sin una visibilidad completa, los documentos pueden caducar sin su conocimiento o dejar de cumplir con las regulaciones y la legislación actualizadas, exponiendo su negocio a consecuencias legales y financieras.

Gatekeeper proporciona un repositorio centralizado y seguro donde puede almacenar información de proveedores. Esto proporciona una única fuente de verdad, por lo que puede ver fácilmente el estado de cumplimiento de sus proveedores y recibir alertas cuando falta la información necesaria.

Combinado con una potente búsqueda y análisis de OCR, puede buscar y encontrar rápidamente documentación relacionada con el cumplimiento, como informes ISO, certificados SOC y MSA.

3. Alertar a las partes interesadas para que revisen el cumplimiento del proveedor.

Cambios regulatorios, se crea nueva legislación y los documentos caducan. Esto significa que demostrar el cumplimiento de los proveedores no solo termina con la centralización de su información. La gestión eficaz del cumplimiento es una tarea continua y activa, por lo que debe dejar tiempo para las revisiones internas a lo largo de la relación. Esto permitirá comunicaciones honestas y oportunas con terceros.

Aproveche el potente motor de flujo de trabajo Kanban de Gatekeeper para automatizar el proceso de revisión. Utilice fechas clave como ‘Vencimiento del documento’ para activar alertas a las partes interesadas de que se requiere una revisión de cumplimiento del proveedor.

Cuando la revisión interna se marca como completa, las notificaciones se pueden enviar automáticamente a los proveedores informándoles de la necesidad de una acción, como actualizar la licencia o la documentación del seguro. Esta automatización ahorra un tiempo valioso, mantiene su negocio bajo control y responsabiliza a los proveedores por su cumplimiento.

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Envolver

Hay muchas formas en que el software de administración de proveedores puede mejorar el cumplimiento de los proveedores, pero mantenerlo simple para comenzar es la mejor manera de recuperar el control. Recopilar información actualizada, almacenarla de forma centralizada y realizar auditorías periódicas le dará a su empresa una imagen precisa del nivel actual de cumplimiento de los proveedores.

Si está listo para comenzar a implementar estos pasos o desea saber de qué otra manera Gatekeeper puede ayudarlo a mejorar el cumplimiento de los proveedores, reserve una demostración o contáctenos.

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