La necesidad de una revisión de la relevancia del contrato

09:23 16/11/2021 | Lượt xem

Los contratos son generalmente un ejercicio de precisión. El análisis y la negociación de los términos y el lenguaje del contrato deben resultar en un acuerdo con el que todas las partes estén satisfechas.

Pero los contratos no existen en el vacío. Las circunstancias pueden cambiar rápidamente y lo que se acordó previamente puede que ya no sea adecuado para su propósito.

El cambio es enemigo de la relevancia del contrato. “

Cada contrato contiene atributos como fecha límite, criterios de desempeño y procesos administrativos. Se espera que la configuración o los valores de dichos atributos sean relevantes para permitir o facilitar el logro de los resultados deseados del contrato.

Por lo general, estos ajustes se basarían en los requisitos actuales que se deben cumplir, las suposiciones realizadas, las condiciones operativas generales y específicas de la organización y una serie de otros factores.

Con el tiempo, las configuraciones de cualquier tipo, no solo las utilizadas en los contratos, pueden necesitar ajustes si cambia el estado de cualquier factor utilizado en su derivación, o si dichos factores ya no son aplicables.

Se puede introducir un nivel de riesgo desconocido al no reconocer tales situaciones y al uso continuado de entornos que ya no son relevantes porque no representan el estado actual de sus factores determinantes.

Dada la tasa de cambio interno y externo que probablemente afectará a una organización en estos días, es posible o probable que algunas de las configuraciones actuales en su creciente stock de contratos activos sean realmente irrelevantes, tal vez visibles y toleradas, tal vez no.

Mantener la relevancia en los contratos es un tema que merece un mayor reconocimiento.

Este artículo analiza la relevancia en el contexto de los contratos, cubriendo:

La noción de relevancia contractual

La relevancia es la cualidad de ser apropiado.

La relevancia con respecto a la configuración de los atributos de un contrato significa que se ha demostrado que estas configuraciones son adecuadas para el propósito de permitir la realización de las intenciones del contrato.

Por ejemplo, un período de pago de la factura de 15 días es relevante si es más que adecuado para completar todas las actividades de cuentas por pagar requeridas. Un informe de desempeño preparado por el proveedor es relevante si muestra detalles verificables que realmente describen ese desempeño, en lugar de solo implicarlo.

La configuración puede volverse irrelevante cuando el propósito de que los atributos a los que pertenecen ya no se aplique o los atributos hayan cambiado de alguna manera que no se refleje en la configuración. Esto puede suceder de muchas formas diferentes, por ejemplo:

  • Un gran grupo de medidas de uso del servicio que son particularmente tediosas de calcular pueden ser contractualmente necesarias, pero se han vuelto irrelevantes una vez que el proveedor ha advertido que las medidas ya no son verificadas por nadie.
  • Un cambio regulatorio ha eliminado la necesidad de enviar un informe por correo postal al regulador y ahora permite el uso del envío por correo electrónico.

La relevancia se puede perder si un cambio que afecta la configuración de un contrato no se avisa o no se activa cuando se avisa.

El valor de la relevancia del contrato.

El valor está relacionado con el valor o la utilidad de algo.

En un nivel bajo, el valor con respecto a la relevancia de las configuraciones aplicadas a los atributos de un contrato se refleja en el beneficio que se acumula al realizar solo actividades relevantes durante su vida, para estándares relevantes, por razones relevantes.

En un nivel superior, el valor también se obtiene de la relevancia del propósito y las metas de un contrato para los objetivos de la organización. “

Extraer el valor total de la relevancia del contrato requiere evaluar regularmente su estado en todos los niveles, luego comprender o abordar o adaptarse a las causas de cualquier irrelevancia descubierta.

Atributos de contrato comunes

Una muestra de atributos de contratos comunes cuya configuración puede experimentar una relevancia disminuida con el tiempo debido a los impactos del cambio incluye:

  • Obligaciones y derechos contractuales
  • Plazo del contrato y opciones de terminación
  • Procesos operativos como el cambio y la gestión de problemas.
  • Medidas de desempeño, metas y consecuencias del fracaso
  • Flexibilidad para manejar el cambio.

El problema de la relevancia del contrato

Como ocurre con muchas otras cualidades, como fácil, derivado, complicado y sofisticado, la relevancia es intangible. El punto es: algo intangible no tiene manifestación física, no tiene dimensiones como el peso y el tamaño.

Aunque una función de búsqueda de documentos puede encontrar la palabra “relevancia” en un contrato, no tiene ningún mecanismo para deducir o encontrar la calidad de “relevancia” en la semántica del lenguaje utilizado.

El problema entonces es cómo se puede determinar la relevancia de un atributo del contrato. “

Por el momento, y probablemente durante mucho tiempo, se requieren las habilidades humanas de lectura entre líneas, conceptualización, asociación, predicción y juicio para descubrir la relevancia en el cuerpo de un documento contractual.

Dos escenarios comunes pueden ayudar a proporcionar una guía sobre dónde debe existir la relevancia y dónde debe importar.

1. Rendimiento de la prestación de servicios

Un contrato entre la organización y el proveedor de servicios para la prestación de ciertos servicios debe especificar el nivel de desempeño de la prestación de servicios que se requiere del proveedor de servicios, por ejemplo, en términos de puntualidad, integridad y precisión.

Deben establecerse objetivos para cada medida, como una entrega a tiempo del 95% durante el período de medición, por ejemplo, todos los meses.

Las consecuencias de no alcanzar tales metas pueden ser financieras, quizás en una escala creciente que corresponda a la creciente brecha entre la meta y el nivel real alcanzado.

La relevancia en esta área requiere consideración, por ejemplo, si actualmente o en el pasado reciente:

  • Las medidas de desempeño describen de manera realista las características de entrega sobre las cuales el proveedor de servicios tiene alguna influencia o responsabilidad.
  • Los objetivos para cada medida de desempeño se pueden alcanzar de manera realista, con un efecto aceptable en los precios del proveedor de servicios para cumplir con esos objetivos.
  • Las consecuencias de no cumplir con los objetivos son proporcionales y en realidad animan al proveedor de servicios a comportarse de la manera deseada, en lugar de simplemente absorber las consecuencias como el costo de hacer negocios.

2. Opciones de rescisión del contrato

Las partes de un contrato pueden tener derecho a rescindir el contrato por causa o conveniencia. Puede que sea necesario o no notificar las intenciones de terminación, y se pueden especificar períodos mínimos antes de que la terminación real entre en vigencia.

La relevancia aquí se relaciona con:

  • Las circunstancias de terminación especificadas son lo suficientemente amplias como para representar posibilidades reales con el fin de minimizar el riesgo para la organización, por ejemplo, cubriendo fuerza mayor e insolvencia del proveedor de servicios.
  • Los períodos de notificación son realistas. Por ejemplo, cuando se subcontratan servicios, el período de notificación debe proporcionar tiempo suficiente para que la organización localice a otro proveedor de servicios y pueda recibir los servicios pertinentes antes de que se rescinda el contrato.

Cambio de contrato y relevancia

Tanto las fuentes como los efectos del cambio general son innumerables. Cuando se trata de cambios que pueden afectar la relevancia de la configuración del contrato, ese número probablemente sea un poco más bajo, pero eso es una mierda. Un número grande o más no hace ninguna diferencia, prácticamente hablando.

El principal problema del cambio es que sus consecuencias a menudo no se anuncian. “

Por supuesto, algunas consecuencias pueden ser realmente obvias en la forma “a + b = c”. Un cambio en una regulación que rige ciertas actividades organizativas en relación con sus contratos podría ahora requerir la presentación de datos adicionales al regulador en un momento dado para todos los contratos activos. Puede que no sea fácil, no es problema del regulador, pero el requisito es claro.

Otras consecuencias, sin embargo, pueden ser sutiles y furtivas, y tomar tiempo para que las implicaciones surjan o se descubran.

Un cambio en una regulación que rige ciertas actividades organizacionales en relación con sus contratos ahora puede requerir que las organizaciones que hacen una determinada cosa de cierta manera bajo ciertas circunstancias con ciertos contratos, dejen de hacer esas cosas de esa manera en esas circunstancias después de una fecha específica, a menos que se apliquen algunas condiciones nuevas a la selección de contratos.

En el último caso, es posible que sea necesario verificar los efectos del cambio sobre la relevancia de cualquier configuración de contrato por contrato antes de que se pueda establecer y garantizar el cumplimiento de la regulación enmendada.

Revisión de un contrato por relevancia

Los objetivos de una revisión de materialidad pueden limitarse de manera realista a los contratos más importantes de la organización debido al nivel de riesgo que estos contratos representan en comparación con otros.

Las revisiones de relevancia se pueden realizar de acuerdo con un cronograma para un grupo seleccionado de contratos o como verificación al azar de unos pocos a la vez, cuando se justifique.

La frecuencia de una revisión de materialidad podría ser nominalmente anual, a menos que la percepción de la naturaleza y el volumen de los cambios que afectan el contrato haya experimentado desde la última revisión sugiera lo contrario.

La relevancia continua de la configuración de un contrato no es algo que pueda calcularse o determinarse mediante la automatización en el corto plazo, si es que alguna vez lo hace. “

Como se discutió anteriormente, una evaluación de este tipo requiere capacidades humanas para lidiar con los matices, extrapolar contextos aparentemente no relacionados para encontrar vínculos a otra información que valide o refute la relevancia, y diseñar enfoques para eliminar o reintegrar la relevancia.

Revisar la relevancia de un contrato requiere:

  • Fuerte conciencia de la volatilidad del entorno operativo de un contrato
  • Una buena comprensión del contrato objetivo.
  • Gran atención al detalle y comodidad con complejidad.
  • Asesoramiento de las partes interesadas del contrato sobre problemas materiales reales y potenciales
  • Descubrir áreas de contrato donde se debe abordar la relevancia
  • Desarrollar enfoques para abordar cada área de relevancia descubierta
  • Discusión con otras partes del contrato para acordar estos enfoques.
  • Modificación del contrato, si es necesario, para implementar enfoques acordados.

Si bien el proceso general en sí puede automatizarse en términos de control, visibilidad y rendimiento, la mayor parte del trabajo de bajo nivel es muy manual.

Envolver

La vigilancia es la acción o estado de vigilancia cuidadosa de posibles peligros o dificultades.

Es un elemento importante en muchas prácticas de gestión del ciclo de vida de los contratos, como la gestión de cambios y el seguimiento del cumplimiento.

También es fundamental para garantizar la relevancia continua de un contrato a lo largo de su vida operativa.

La relevancia es un pájaro algo extraño para los gerentes de contrato, difícil de discutir, solo detectable y medible utilizando las facultades humanas, que requiere mucho tiempo como resultado, pero definitivamente es necesario. ‘

Mantener la relevancia del contrato es una de esas actividades preventivas en las que el tiempo empleado a menudo se compensa minimizando las sorpresas, mitigando el riesgo o incluso simplemente con un contrato que se mantiene en forma o se alarga.

Capacite a los empleados sin experiencia a través de la exposición a los atributos y su entorno en diferentes tipos de contratos, junto con la orientación y la tutoría de gerentes de contratos con experiencia en la realización de revisiones de relevancia de contratos. Es probablemente la forma más eficiente y rentable de desarrollar la capacidad necesaria para la desafiante actividad de la revisión de la materialidad de los contratos.

Si desea obtener más información sobre cómo realizar una Revisión de la materialidad del contrato o cómo Gatekeeper puede ayudar con esta actividad, comuníquese con nosotros hoy.

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