Estudio de caso de gestión de proveedores: Mailchimp

10:12 11/09/2021 | Lượt xem

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Proporcionar visibilidad y coherencia en el proceso de gestión de proveedores ha aumentado significativamente la productividad en Mailchimp.. ”- Michael Packard, gerente sénior del programa de gestión de riesgos de proveedores


Nombre:
mailchimp
Localización: Atlanta, Estados Unidos
Descripción: Mailchimp es una plataforma de marketing siempre activa para pequeñas empresas. Fabrica productos innovadores y hermosos que permiten a estas empresas encontrar más clientes.
Partes interesadas clave para Gatekeeper: Gestión de riesgos de proveedores, operaciones legales

Resumen

Hasta 2019, la función de gestión de proveedores de Mailchimp presentaba algunos de los síntomas más comunes asociados con la ejecución de un gran programa VLM sin una solución de software dedicada. Las partes interesadas internas y externas no seguían constantemente los procesos requeridos, y el equipo sintió que no tenían la visibilidad adecuada de su cartera de proveedores.

Gatekeeper ofreció la solución que estaban buscando, combinando flujos de trabajo automatizados para la integración y administración de proveedores con un modelo de usuario ilimitado que era ideal para el programa integral que aspiraban a ejecutar. Gatekeeper también ayudó a crear un sistema de registro maestro para todos los contratos de proveedores, incluidos los contratos heredados.

En 2020, Gatekeeper lanzó su NetSuite SuiteApp para ayudar a clientes como Mailchimp a integrar sus sistemas de registro clave y monitorear a sus proveedores de manera efectiva. Los comentarios del equipo de Mailchimp sobre el desarrollo de esta aplicación y Gatekeeper en general fueron fundamentales para el avance de la solución.

¿Por qué el Gatekeeper?

  1. El apoyo y la orientación recibidos del equipo de Gatekeeper durante el proceso de selección. El enfoque consultivo de Gatekeeper durante todo el proceso de selección aseguró que se destacaran y fue un indicador claro del nivel de servicio que el equipo de Mailchimp podía esperar recibir como cliente.
  2. El modelo de precios, construido alrededor de usuarios ilimitados. Esto fue fundamental para el equipo de Mailchimp, ya que eliminó la incertidumbre sobre los costos y, lo que es más importante, significó que no tendrían restricciones a la hora de invitar a los usuarios a la plataforma a medida que continuaban haciendo crecer su negocio. La expectativa era que Gatekeeper fuera utilizado por partes internas y externas para todas las actividades de gestión de proveedores y, por lo tanto, necesitaría una gran y fluida cantidad de usuarios. El modelo de usuario ilimitado de Gatekeeper encajaba perfectamente en este escenario.
  3. Proporcionar visibilidad y coherencia en el proceso de gestión de proveedores.. Los procesos existentes de Mailchimp carecían de coherencia en toda la empresa, lo que significa que su función de gestión de proveedores carecía de una visión clara del estado actual de sus proveedores. Estaba claro que Gatekeeper proporcionaría la claridad necesaria y automatizaría sus procesos internos.

La historia completa

Un equipo multifuncional de Mailchimp llegó formalmente al mercado para una solución de gestión de proveedores en 2019. Antes de eso, se había reconocido internamente durante algún tiempo que había margen de mejora en esta área y, en particular, para la digitalización.

El proceso de gestión de proveedores de un extremo a otro se caracterizó por el personal interno como aislado e inconsistente, mientras que las diferentes partes interesadas internas aumentaron en diferentes momentos los riesgos potenciales que esto representaba para el negocio. Estos riesgos cubrieron una variedad de áreas, desde el impacto financiero hasta el impacto de la marca, así como las relacionadas con el acceso a la información del contrato.

La solución de estos problemas requirió un esfuerzo coordinado y estructurado del equipo de Mailchimp. Los esfuerzos anteriores de la compañía para resolver estos problemas no han tenido éxito, ya que se requirieron recursos considerables simplemente para comprender y evaluar el alcance de las preocupaciones de las partes interesadas.

Esta vez, el nuevo equipo del proyecto tenía la capacidad y la determinación suficientes para completar todo el alcance del trabajo. La perspectiva de oportunidades de renovación y renegociación perdidas fue suficiente para desalentar cualquier retraso adicional.

Una revisión exhaustiva de las soluciones disponibles los llevó a Gatekeeper, donde destacaron dos piezas específicas:

  • El apoyo y la orientación brindados por el equipo de Gatekeeper durante el proceso de selección, lo que le dio al equipo de Mailchimp la confianza de que no solo encontraron la solución adecuada, sino también el equipo adecuado para brindarles asistencia.
  • El modelo de precios de usuario ilimitado de Gatekeeper. Esto también se aplicó al equipo de Mailchimp, ya que tenían la intención de usar la solución de manera extensiva con partes internas y externas y no querían estar limitados por modelos de licencia que tendrían problemas con el control y la administración del presupuesto.

Una vez seleccionado el Gatekeeper, el equipo trabajó en estrecha colaboración con el gerente de implementación designado para configurar la solución y entregarla a la empresa. Fue aquí donde mejor entendieron dónde habían fallado los intentos anteriores de ofrecer una solución de gestión de proveedores que funcionara.

La necesidad de alinear los equipos internos, obtener su aceptación para usar una nueva solución y acordar terminar sus procesos anteriores fueron todos desafíos importantes que trabajaron arduamente para superar.

Con Mailchimp dirigiendo un equipo interno delgado, el apoyo que necesitaban de su representante de Gatekeeper fue considerable, y la entrega exitosa del proyecto ayudó a enfatizar que seleccionaron al socio de software adecuado.

Aparte de su implementación inicial, hubo otros dos flujos de trabajo importantes:

1. Gatekeeper y NetSuite
El equipo de Mailchimp trabajó en estrecha colaboración con el equipo de Gatekeeper, proporcionando información para la NetSuite SuiteApp dedicada, que estaba en desarrollo en ese momento. Esto ayudó a brindar claridad y automatización entre dos de las principales soluciones de software utilizadas por Mailchimp.

Proporcionar visibilidad y coherencia en el proceso de gestión de proveedores aumentó drásticamente la productividad en Mailchimp.. “-

Michael Packard, director senior del programa de gestión de riesgos del proveedor.

2. Contrato de importación a través del servicio gestionado AI Extract


Con Gatekeeper en su lugar, el equipo de Mailchimp también quería asegurarse de que todos los acuerdos de proveedores heredados se almacenaran dentro de Gatekeeper con registros de metadatos completamente formados para permitir la generación de informes y los flujos de trabajo.

El desafío al que se enfrentaron fue que antes de Gatekeeper, los documentos se almacenaban de forma fragmentada. Mailchimp contrató a Gatekeeper para ayudar aquí también, utilizando su servicio administrado de extracción de AI, que combina la solución AI Extract de Gatekeeper, con recursos humanos dedicados para convertir documentos en registros de datos.

El resultado es un sistema de registro maestro estructurado con registros de documentos con capacidad de búsqueda completa a través de la búsqueda global habilitada por OCR de Gatekeeper.

Tener nuestros documentos contractuales históricos digitalizados y extraer metadatos clave nos ha brindado una mayor visibilidad en toda nuestra cartera de proveedores.. ”-

Genevieve Hutchings, Operaciones legales

Todos los nuevos proveedores de Mailchimp ahora deben pasar por su proceso de incorporación obligatorio, asegurando que toda la información correcta sea capturada con anticipación y que se garantice el cumplimiento. Esto ayudó a proporcionar la experiencia de integración completa y consistente que el equipo deseaba.

Dada la flexibilidad de la plataforma Gatekeeper, el equipo de Mailchimp ahora también está considerando la variedad de datos adicionales que se pueden usar para capturar en el momento del registro del proveedor para brindarles una mejor vista.

Mailchimp ha sido un gran cliente y socio de Gatekeeper,” porSí Patrick O’Connor, director ejecutivo de Gatekeeper. “Pudieron implementar un proceso digital transformacional utilizando nuestra solución, mientras trabajaban en colaboración con nosotros para desarrollar nuestras soluciones centrales y la NetSuite SuiteApp dedicada. Esta estrecha relación de trabajo con nuestros clientes garantiza que sigamos centrándonos en cómo podemos lograr que tengan éxito en la plataforma Gatekeeper. “


Para obtener más información sobre cómo Gatekeeper ayuda a sus clientes a gestionar eficazmente a sus proveedores,
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