Cómo se benefician los equipos de adquisiciones del uso de Gatekeeper

10:34 11/09/2021 | Lượt xem

Los profesionales de compras de hoy en día necesitan entregar en tres áreas, deben:

  • Gestionar el cumplimiento de las políticas internas (y externas).
  • Proporcione ahorros de costos
  • Supervisar e impulsar la mejora del rendimiento de los proveedores

Al implementar estrategias coherentes en estas áreas, pueden garantizar que se obtengan los máximos beneficios de cada acuerdo.

Sin embargo, a medida que las listas de proveedores crecen y se diversifican, los procesos manuales pueden obstaculizar ese éxito. La respuesta para crecer sin dejar de ser eficaz es implementar la tecnología adecuada, en este caso, software de gestión de proveedores y contratos.
En Gatekeeper, hablamos con los equipos de adquisiciones que necesitan resolver problemas, que incluyen:

  • Poca visibilidad de todos los contratos y proveedores, riesgo comercial, gasto y desempeño
  • Información incompleta del proveedor, lo que resulta en un valioso tiempo dedicado a la búsqueda de datos.
  • Procesos de integración de proveedores desarticulados, lo que genera relaciones frustradas
  • Dificultad para rastrear los resultados y hacer que las partes interesadas rindan cuentas
  • Incapacidad para colaborar eficazmente con otras áreas del negocio.

Al respaldar a su equipo de Adquisiciones con la tecnología adecuada, puede ayudarlos a obtener la visibilidad y precisión que necesitan. En este artículo, veremos cómo los equipos de adquisiciones pueden beneficiarse específicamente del uso de Gatekeeper.

1. Ahorre un tiempo valioso en lugar de buscar manualmente la información del proveedor

La integración manual de proveedores puede resultar costosa y frustrante para ambas partes si no es eficiente.

La captura de los datos y la documentación correctos debería ser simple, pero con demasiada frecuencia, los equipos de compras tendrán que buscar proveedores para obtener la información correcta.

Esto retrasa el inicio de cualquier acuerdo, conduce a disputas de datos y puede dañar las relaciones desde el principio. “

Gatekeeper proporciona un portal de proveedores dedicado que los equipos de compras pueden utilizar para automatizar la integración de proveedores. El proceso se puede realizar sin problemas, creando un proceso estructurado y sin fisuras para los proveedores desde el principio y optimizando los recursos necesarios del equipo de compras, lo que les devuelve un tiempo valioso.

Combinado con el autorregistro, el equipo de compras puede delegar la entrada de datos obligatoria a los proveedores a través de formularios públicos. Esto mejora la calidad y precisión de los datos, responsabiliza a los proveedores de su propio cumplimiento y ahorra tiempo comercial.

En última instancia, esto permite que el equipo de Adquisiciones se concentre en las áreas más cruciales, como la gestión de riesgos y desempeño.

Vendedor de invitaciones

También se pueden enviar alertas a los proveedores cuando es necesario actualizar los registros existentes, lo que ayuda a mantener los registros actualizados y en cumplimiento, sin la necesidad de perseguirlos.

Esto es especialmente aplicable para la gestión de documentos caducados, como certificados de seguridad o seguros.

Toda la información se almacena en el registro de proveedores en el repositorio central de búsqueda de Gatekeeper, lo que brinda a los equipos de Adquisiciones una visibilidad completa de los datos precisos y el estado de su base de proveedores.

2. Minimice el riesgo de ingresar a la cartera con información en tiempo real

La mayoría de las soluciones de gestión de proveedores y contratos permiten a los equipos de compras evaluar el nivel de riesgo en su base de proveedores de forma retrospectiva.

Estos conocimientos permiten a los equipos tomar medidas correctivas después del hecho, pero MarketIQ de Gatekeeper proporciona a los equipos datos en tiempo real que los ayudan a minimizar el riesgo antes de invertir tiempo en una nueva relación con un tercero.

Gatekeeper proporciona fuentes de datos agregados sobre proveedores, incluida información como historial de cumplimiento, problemas legales y perfiles crediticios y de riesgo. Con una notificación temprana de los cambios recientes y una visibilidad instantánea desde el principio, los equipos de compras pueden eliminar a los proveedores no viables y evitar que se introduzcan riesgos potenciales en el negocio.

MarketIQ también alerta a sus partes interesadas en Adquisiciones sobre cualquier cambio en los proveedores que ya trabajan con su empresa. Si se les informa sobre un problema de litigio, pueden comunicarse rápidamente con el Departamento Legal, lo que garantiza que la empresa siga estando libre de riesgos y cumpla con las normas.

La información también se captura en el registro de proveedores, lo que proporciona información histórica que puede informar futuras decisiones de consolidación de proveedores.

3. Mitigar el riesgo de forma proactiva para proteger la empresa.

Todos sabemos que el riesgo no desaparece una vez que se aprueba y se agrega un tercero a su base de proveedores.

Ya sea para iluminar el cumplimiento normativo o garantizar la implementación de planes de continuidad del negocio, los equipos de adquisiciones deben desempeñar un papel activo y continuo en la mitigación del riesgo.

Las regulaciones pueden cambiar, pueden ocurrir eventos inesperados como Covid-19 y los proveedores pueden simplemente no cumplir con las obligaciones acordadas si la relación es de naturaleza definida y olvidada.

Los equipos de adquisiciones deben estar equipados con herramientas de gestión de proveedores y contratos que les permitan adoptar un enfoque proactivo y estar un paso por delante de los riesgos potenciales.

Además de MarkeItQ, Gatekeeper también proporciona un módulo de riesgo dedicado. Permite a los equipos centralizar, medir y analizar el nivel de riesgo en su cartera, proporcionando:

  • Puntajes de riesgo que se pueden asignar en función de la probabilidad y el impacto
  • Mapas de riesgo de riesgo para que los equipos de adquisiciones puedan priorizar las acciones inmediatas
  • Paneles de control e informes de riesgo personalizables por proveedor, tipo y categoría.

La información obtenida del módulo de riesgos puede informar las estrategias de mitigación de riesgos implementadas por el equipo de adquisiciones.

Las acciones de mitigación pueden ser tan simples como renovar la documentación que está llegando a su fecha de vencimiento o aumentar una escalada a las partes interesadas internas y externas.

Los puntajes de riesgo y los mapas de calor también se pueden usar para desencadenar secuencias relevantes de eventos a través del motor de flujo de trabajo Kanban en Gatekeeper. Esto alerta a todas las partes interesadas sobre las acciones correctivas necesarias y permite que Adquisiciones colabore con otros equipos.

4. Maximizar los beneficios obtenidos de los acuerdos con la gestión del desempeño.

El desempeño de un tercero tendrá una relación inversa con el nivel de riesgo que representa para su negocio, por lo que es crucial monitorear el desempeño del proveedor con respecto a los KPI acordados.

Cuando no se cumplen los criterios de desempeño esperados, aumenta el riesgo del proveedor y del contrato y su negocio puede ser vulnerable a interrupciones o fallas operativas.

El desempeño deficiente del proveedor puede pasar desapercibido si los resultados no se monitorean constantemente, si las partes interesadas no están involucradas en brindar retroalimentación y si no se realiza un seguimiento de los entregables. “

Gatekeeper automatiza el seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo, enviando cuadros de mando integrales y cuestionarios a las partes interesadas que pueden proporcionar una revisión oportuna y honesta. Los resultados se capturan en un panel de control fácil de leer, por lo que los equipos de Adquisiciones pueden ver un historial completo del desempeño y cómo ha mejorado (o deteriorado) con el tiempo.

Esta auditoría completa de desempeño del proveedor informa las decisiones de renovación tomadas por el equipo de compras, indicando si un proveedor aún es viable o no.

La medición del desempeño en comparación con los KPI permite que Adquisiciones identifique cuándo se deben tomar medidas. Se les puede pedir a los proveedores que mejoren su desempeño, ya sea entregando productos a tiempo o manteniendo el tiempo de actividad de un servicio.

Al responsabilizar a los proveedores, los equipos de adquisiciones pueden concentrarse en mejorar la relación para que se obtengan los máximos beneficios y se logren los resultados esperados del contrato. Este enfoque no solo crea relaciones más significativas en toda la cadena de suministro, sino que también coloca a los equipos de compras en el asiento del conductor para mejorar el ROI.

5. Demuestre ahorros de costos con conocimientos interconectados

La implementación de la tecnología adecuada brinda a los equipos de compras la capacidad de informar sobre el gasto, identificar oportunidades para consolidar la base de proveedores y demostrar ahorros de costos. Esto crea mayores niveles de control y permite a los equipos contribuir directamente al resultado final del negocio.

Ver el gasto de toda la organización requiere la colaboración de todos los equipos, con Adquisiciones trabajando a la perfección con Finanzas para recopilar los datos que necesitan para la generación de informes. “

Gatekeeper mejora esta colaboración a través de sus integraciones nativas. Las empresas no solo pueden integrar el software con más de 3.000 soluciones de terceros, Gatekeeper también ofrece integraciones nativas con Netsuite y Salesforce.

Con esta interconexión, los equipos de compras pueden importar fácilmente datos de gastos de toda la empresa y ver los datos de gastos a nivel de línea de factura. “

Una vez que se ha recopilado toda esta información, el módulo de gastos dedicado permite a la industria de compras ver fácilmente la información crítica con paneles personalizables. Los equipos de adquisiciones pueden analizar la información sobre gastos de diversas formas, entre las que se incluyen:

  • Gastos directos vs indirectos
  • Real vs. gasto esperado
  • Gasto por tipo de proveedor
  • Gasto por proveedor

Envolver

Los equipos de adquisiciones tienen más éxito cuando tienen visibilidad de registros completos y precisos, la capacidad de rastrear los resultados y tomar acciones correctivas en áreas de riesgo, gasto y desempeño.

Ser respaldado por software de administración de proveedores y contratos no solo brinda a los equipos de Adquisiciones una visión más profunda de sus carteras existentes, sino que también respalda una colaboración más profunda entre departamentos y con partes externas. “

Gatekeeper ayuda a los equipos de compras a minimizar los costos y riesgos mientras maximiza el rendimiento y los resultados. Si está listo para obtener más información o para ver a Gatekeeper en acción, reserve una demostración hoy.

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