Cómo proteger con contraseña un libro de Excel

10:37 11/09/2021 | 1 Lượt xem

A nivel de archivo, puede proteger con contraseña un libro de Excel de dos maneras: Puede determinar quién puede iniciar sesión y quién puede guardar cambios.

Nota del editor: En el video, Brandon Vigliarolo le muestra los pasos para proteger un libro de Excel con una contraseña en Microsoft Office 365. Los pasos son similares a los que describe Susan Harkins en este tutorial, que se publicó por primera vez en enero de 2011 y se actualizó en marzo de 2019.

La protección de datos es un proceso en capas con protección por contraseña en el nivel más bajo: el nivel de archivo. Es el primer paso, pero ciertamente no es el único paso que debe tomar para proteger los datos confidenciales y patentados. La protección de un libro de trabajo de Excel con una contraseña de nivel de archivo controla el acceso de dos maneras: Permite al usuario ingresar y guardar cambios. En este artículo, le mostraré algo más que cómo proteger con contraseña un libro de trabajo. Aprenderá qué hace y qué no hace esta protección por usted y cómo evitar algunas bromas.

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Oficina 365

Excel (escritorio), pero puede usar versiones anteriores. No hay un archivo de demostración, no lo necesitará. No puede agregar una contraseña a un archivo abierto en el navegador, ni puede abrirlo en el navegador.

MÁS INFORMACIÓN: Características y precios para el consumidor de Office 365

Seguridad v. Proteccion

Antes de hablar sobre la función de protección con contraseña de Excel, aclaremos qué entendemos por seguridad. Aunque los términos seguridad y protección son intercambiables, en relación con las funciones de Excel, no son lo mismo. La seguridad le permite elegir quién ingresa y, en virtud de eso, quién no. La protección limita a los usuarios que ya están dentro. La seguridad se trata de acceso; la protección es mantener la integridad.

asignar contraseña

El primer paso es asignar una contraseña. Puede trabajar con cualquier archivo, pero para nuestros propósitos, sugiero un libro de trabajo en blanco en lugar de un archivo de trabajo importante, por si acaso. Para asignar una contraseña a un libro de Excel, haga lo siguiente.

  1. En el menú Archivo, elija Guardar como. En Excel 2007, haga clic en el botón de Office y elija Guardar como.
  2. Debajo de los controles de nombre y tipo, haga clic en Más opciones. (Si suprimió el área detrás del escenario, omitirá este paso).
  3. En el cuadro de diálogo Guardar como resultado, haga clic en el menú desplegable Herramientas (a la izquierda del botón Guardar) y elija Opciones generales.
  4. En el cuadro de diálogo resultante (Figura A), puede establecer dos contraseñas: una para abrir el libro y otra para modificarlo. Las opciones avanzadas le permiten configurar opciones de cifrado.
  5. Ingrese una o ambas contraseñas y haga clic en Aceptar.
  6. Confirme la (s) contraseña (s) y haga clic en Aceptar.
  7. Clic en Guardar.

Asegúrese de escribir la contraseña en un lugar seguro en caso de que la olvide.

Figura A

excelpassword.jpg

Ingrese la contraseña y anótela en un lugar seguro.

Establecer una contraseña para abrir el libro de trabajo se explica por sí mismo; si un usuario no conoce la contraseña, no podrá abrir el archivo. Esto le dará mucho control si hace un trabajo decente de protección con contraseña. Por supuesto, no se puede hacer nada para que el usuario comparta una contraseña, pero ese es un problema completamente diferente. Recuerde que esta contraseña solo mantiene alejados a los usuarios; un usuario que conoce esta contraseña tiene acceso a todos los datos y puede modificarla una vez.

VER: Calculadora de comparación de costos: G Suite frente a Office 365 (Tech Pro Research)

Ahí es donde entra la segunda contraseña; Al asignar esta contraseña, permite a los usuarios abrir el libro de trabajo y ver los datos, mientras conserva el permiso para modificar cualquier cosa. Un usuario que conoce esta contraseña puede ver y modificar datos y también guardar cambios en el libro de trabajo.

Un usuario que no conoce la segunda contraseña puede abrir y ver los datos haciendo clic en la opción Solo lectura, pero es de solo lectura, más o menos. Este usuario aún puede modificar los datos, pero el libro de trabajo protegido con contraseña no permitirá que el usuario guarde los cambios, más o menos. Aquí está el trato: un usuario sin la contraseña de modificación aún puede ver, modificar y guardar los cambios, si puede iniciar sesión. Ese usuario simplemente no puede guardar los cambios en el libro de trabajo protegido. Sin embargo, el usuario puede guardar el libro de trabajo protegido con un nombre nuevo, que ciertamente evita el proceso.

VER: Una estrategia ganadora para la ciberseguridad (Informe especial de ZDNet) | Descarga el informe en PDF (TechRepublic)

Consideraciones importantes

Antes de comenzar a proteger con contraseña todos sus libros de trabajo, hay tres cosas importantes que debe tener en cuenta:

  • Cualquiera que tenga la contraseña para modificar el libro de trabajo también puede quitar la protección por contraseña. Utilice esta opción en particular con prudencia; tenga cuidado a quién le da la contraseña.
  • Los usuarios ocasionales no tendrán la experiencia para descifrar su contraseña, pero cualquiera puede comprar un software para descifrar contraseñas. Su mejor protección contra este tipo de manipulación (o robo total) es asignar una contraseña ridículamente larga de caracteres aleatorios. Esto no anulará el software especializado, pero lo ralentizará, y esta demora puede hacer que el aspirante a cracker deje su libro de trabajo a un lado. Por otro lado, definitivamente molestará a sus usuarios. Equilibrar las dos necesidades puede ser un poco complicado. Para obtener más información sobre este tema, lea Contraseñas seguras: realistas o pesadas.
  • si usted Olvídese de su contraseña, no puede acceder a su libro de trabajo y realizar cambios, pero puede comprar un software para descifrar contraseñas.

La protección con contraseña de Excel es una gran característica y, afortunadamente, es fácil de implementar. Simplemente no lo confunda con la protección de la hoja de cálculo y, por supuesto, no confíe solo en ella para proteger los datos confidenciales.

VER: 10 ahorradores de tiempo de Excel que quizás no conozca (Descarga gratuita de PDF) (TechRepublic)

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