Cómo los equipos legales pueden ofrecer un mayor retorno de la inversión con el software de gestión de contratos

09:42 16/11/2021 | Lượt xem

Los equipos legales internos de hoy tienen más responsabilidades que nunca. La encuesta Lawyers on Demand destacó que el 59% de los abogados internos creen que la crisis de Covid-19 ha aumentado su carga de trabajo, y al 65% le resulta difícil “predecir cuánto tiempo permanecerá su carga de trabajo en este alto nivel”.

A medida que sigue aumentando el número de contratos en empresas en crecimiento, también lo hace la carga de trabajo legal. Los equipos internos suelen ser el epicentro de todo lo relacionado con los contratos, que incluyen:

  • Administración general, incluida la creación de contratos.
  • Manejo de problemas legales como violaciones y disputas
  • Gestión de nuevas solicitudes, revisiones y aprobaciones
  • Cumplimiento y gestión de riesgos

Gestionar la creciente carga de trabajo a menudo significa aumentar el número de empleados internos o contratar a un abogado externo. Y con el costo de procesamiento promedio para un solo contrato de $ 6,900, aumentando a más de $ 49,000 para contratos más complejos, reducir el gasto, mejorar la eficiencia y maximizar la productividad es ahora un enfoque importante para los consultores internos.

En este artículo, veremos cómo los equipos legales pueden usar el software de administración de contratos para aumentar el ROI de su negocio. Exploraremos algunas áreas clave en las que Legal se puede percibir como un centro de costos y cómo el uso de la tecnología puede revertir esto.

Tiempo dedicado a la administración de contratos frente a asuntos legales

Dependiendo de la madurez de la organización, lo legal puede verse abrumado con administracion de contratos. En las organizaciones que dependen de procesos manuales, donde los contratos se almacenan en silos, la carga de trabajo diaria aumenta con actividades que incluyen:

  • Ubicación de contratos y cláusulas específicas
  • Recopilación de información de fuentes internas y externas.
  • Extraer y registrar metadatos importantes
  • Seguimiento de fechas importantes para garantizar que se alcancen hitos importantes

La encuesta de referencia de bufetes de abogados de 2021 de Bloomberg Law reveló que el 37% de los abogados ven a sus colegas con exceso de trabajo debido al ancho de banda estirado y que el 33% de los abogados sienten que sus bufetes de abogados no tienen suficiente personal para manejar la carga de trabajo.

El tiempo que dedica el departamento legal a estas tareas administrativas puede parecer crítico para su empresa, pero le quita tiempo y atención al trabajo estratégico más valioso. “

El costo de una disputa que tarda meses en resolverse porque su equipo legal no tiene suficientes recursos para dedicarle puede costarle a su empresa mucho más que el precio de invertir en software CLM que automatiza las tareas administrativas.

Una solución que ofrece un repositorio de contratos combinado con tecnología de búsqueda y análisis OCR significa que todos los contratos se almacenan de forma centralizada y se pueden encontrar rápidamente. El departamento legal puede incluso buscar cláusulas y puntos de datos específicos.

Los datos de contratos antiguos y nuevos se pueden ingresar automáticamente en el repositorio, creando rápidamente registros digitales precisos para que su equipo legal no tenga que pasar horas ingresando manualmente los metadatos del contrato.

Reducir las horas dedicadas a la carga de datos críticos y la investigación de contratos significa más tiempo dedicado a la gestión de problemas legales, lo que aumenta de inmediato el valor de la asesoría interna y genera un retorno de la inversión a partir del software CLM. “

Gatekeeper no solo lo ayuda a reducir los costos administrativos, sino que sus poderosas herramientas de automatización pueden ahorrarle a los equipos legales un día completo de trabajo a la semana.

Vea el seminario web a continuación para descubrir cómo.

Gastos de abogados externos vs gastos internos

El aumento de la carga de trabajo diaria, como se describió anteriormente, a menudo puede hacer que los equipos internos persigan recursos adicionales. Se pueden contratar más abogados internos para gestionar las tareas administrativas, mientras que se busca un abogado externo para resolver los problemas legales. La contratación de un abogado externo ayuda al equipo legal a mantenerse a flote sin dejar a la empresa vulnerable a infracciones y disputas no resueltas.

Sin embargo, duplicar con un abogado externo puede significar duplicar los costos, reforzando cualquier idea preconcebida de que el equipo legal es un centro de costos en lugar de una función estratégica. “

Por supuesto, habrá inconsistencias en la forma en que trabaja el abogado externo en comparación con sus equipos internos, y esto puede ser difícil de rastrear. Al pasar los procesos de contratación a un tercero, renuncia a un control estricto sobre cómo y cuándo se maneja un asunto legal, lo que puede resultar en tiempos de resolución lentos. Cuanto más tiempo pase el abogado externo en sus contratos, mayor será la factura que deberá pagar.

Un estudio de abogados internos reveló que el 80% de los encuestados había despedido a una empresa en el pasado, y las razones que dieron incluyeron mala comunicación, facturación exorbitante y respuestas lentas a las solicitudes de información. “

Al implementar una solución CLM que automatiza el trabajo de alto volumen y bajo nivel, puede reducir la carga de trabajo de los abogados internos. Esto libera tiempo y recursos del personal interno para resolver problemas legales y elimina la necesidad de aumentar la dotación de personal.

La tecnología Touchless Contracts pendiente de patente de Gatekeeper se puede utilizar para generar automáticamente NDA completamente ejecutados, así como contratos y registros de contraparte. En lugar de que estos contratos de gran volumen consuman mucho tiempo legal, otros departamentos pueden trabajar por su cuenta y generar estos documentos según los estándares existentes.

Automatice la creación de NDA con contratos Touchless

Eficiencia de tiempo por contrato

Según Aberdeen Research, una empresa tarda un promedio de 20 a 30 días en crear, negociar y finalizar un contrato. Durante este período, los equipos legales pasarán algún tiempo:

  • revisar un contrato
  • Búsqueda de información de terceros
  • Reciba solicitudes adicionales e inesperadas de otros departamentos internos
  • Formalizar cualquier cambio como resultado de las negociaciones.
  • Aprobar el contrato y esperar firmas.

El software CLM que utiliza un motor de flujo de trabajo permite a las empresas automatizar los procesos internos y minimizar la necesidad de intervención manual.

En lugar de que los abogados internos pasen horas persiguiendo a las partes interesadas a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos, las personas recibirán alertas automáticas cuando se necesite su atención, lo que hará que las personas más allá del Departamento Legal sean responsables del progreso del contrato.

Los SLA también se pueden utilizar para alertar a los administradores cuando los contratos se encuentran en una determinada etapa más allá de los plazos acordados. Las alertas pueden ser únicas o repetidas hasta que se complete la tarea asociada con la tarjeta. Esto asegura que se priorice la tarea y que se tomen rápidamente las acciones correctivas.

El tiempo de contratación se alarga cuando los procesos son manuales, la colaboración es ineficiente y la visibilidad general es deficiente. Cuanto más tiempo pasa Legal tratando de procesar un contrato, más difícil se vuelve agregar valor en otros lugares. “

El motor de flujo de trabajo de Gatekeeper hace uso de los principios Kanban para presentar una representación altamente visual de sus procesos de contratación. También facilita la identificación de posibles cuellos de botella al mostrar cuántos contratos hay en una fase y cuánto tiempo han estado allí.

Al utilizar flujos de trabajo para automatizar procesos como negociaciones, revisiones y recordatorios de eventos, se aumenta el tiempo de contratación y se puede gestionar un mayor volumen de contratos. Esto impulsará su balance final y permitirá que su negocio crezca. Todo esto sin generar costos adicionales para el Departamento Jurídico.

Las tarjetas visuales de Gatekeeper lo ayudarán a identificar y resolver cuellos de botella

Cumplimiento mejorado

La capacidad del equipo legal interno para rastrear, monitorear e informar de manera efectiva el cumplimiento es un factor importante para proteger los resultados de una empresa.

El incumplimiento de las regulaciones, la legislación y las obligaciones puede interrumpir sus operaciones, pero las consecuencias financieras de las multas y el daño a la reputación pueden ser mucho peores. “

Invertir en software CLM le dará a su equipo legal:

  • Una única fuente de verdad sobre todos los contratos, proveedores y documentos relacionados.
  • La capacidad de rastrear cambios, ediciones y aprobaciones.
  • Tranquilidad, ya que el riesgo se puede mitigar desde el principio a través de flujos de trabajo automatizados.
  • Programas completos y auditables de las acciones que se tomaron y cuándo.
  • Un informe de estado del RAG del contrato personalizable para que se puedan priorizar las acciones correctivas.

Cuando los equipos legales reciben el software adecuado para respaldar sus objetivos, se pueden tomar acciones tempranas e informadas. Al mitigar el riesgo desde el principio, evitar disputas costosas y garantizar que se cumplan las obligaciones, el equipo legal se convierte en un impulsor de ingresos, lo que ayuda a la empresa a obtener el máximo valor de sus contratos.

Construya un historial completo de todas las acciones tomadas contra un contrato

Envolver

Los equipos legales internos pueden convertirse en una función que respalde los resultados finales cuando una empresa invierte en la tecnología adecuada. Mediante el uso de software de gestión de contratos para automatizar las tareas manuales y permitir que otros departamentos hagan autoservicio, el departamento legal puede enfocarse en trabajos de alto valor sin la necesidad de agregar recursos adicionales para soporte.

El software CLM facilita el ahorro de costos para los gastos legales, ya que reduce la carga de trabajo diaria para toda la función. El equipo recibe más ancho de banda para centrarse en el cumplimiento y la resolución de problemas legales, un área que protege mejor los resultados de su empresa. “

Mientras tanto, los procesos internos eficientes y automatizados significan que la empresa puede seguir creciendo, sin preocuparse por los cuellos de botella que se producen como resultado de equipos sobrecargados.

Si está listo para que el equipo legal se convierta en un generador de ingresos para toda la empresa, es hora de invertir en la tecnología adecuada. Para ver cómo Gatekeeper puede apoyar al Departamento Legal y aumentar sus ingresos, reserve una demostración o contáctenos hoy.

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