Cómo las empresas en crecimiento pueden mantener el control de sus contratos

09:45 16/11/2021 | 1 Lượt xem

Ya sea que forme parte de una empresa emergente en crecimiento, que esté completando una fusión o adquisición, o que su negocio simplemente esté en una trayectoria de crecimiento, una cosa es segura: su cartera de contratos se expandirá con su organización.

A medida que se concentra en sus objetivos de crecimiento, puede parecer natural dejar que sus contratos se ejecuten en segundo plano, confiando en que todo es como debería ser. Pero cuando su cartera crece exponencialmente, sin ser administrada con cuidado, su empresa puede experimentar:

  • Fragmentación de datos, que conduce a registros inexactos y faltantes
  • Se pierde un tiempo valioso en la administración de contratos en lugar de en objetivos estratégicos
  • Contratos con renovación automática sin el conocimiento de nadie, resultando en gastos innecesarios
  • Procesos inconsistentes con equipos que trabajan en diferentes sistemas.

Estos riesgos son más prominentes si su negocio de escalamiento administra manualmente sus contratos, un enfoque que puede volverse difícil cuanto más grande se vuelve su cartera y más rápido crece su negocio.

Entonces, ¿cómo puede escalar, administrar sus contratos y proteger sus resultados finales con éxito? manteniendo el control con software de gestión de contratos. Miremos más de cerca.

Centralice su cartera en un repositorio de contratos basado en la nube

Hacer un seguimiento de sus contratos en hojas de cálculo de Excel, bandejas de entrada y unidades compartidas se convierte rápidamente en un método insostenible a medida que su negocio crece rápidamente. A medida que aumenta la carga de trabajo y los equipos definen sus objetivos estratégicos, la gestión manual de contratos puede eliminar rápidamente la lista de prioridades.

Los síntomas comunes de una cartera fuera de control en una empresa de escala incluyen:

  • Los documentos son difíciles de encontrar
  • Incertidumbre sobre qué documento es la versión más actualizada
  • Un desconocimiento generalizado de los contratos ejecutados.

Si esto le suena familiar, la fragmentación de datos está dañando la visibilidad de su cartera. Mantenga el control invirtiendo en software CLM que proporciona un repositorio de contratos basado en la nube.

Este es un lugar seguro y centralizado para almacenar todos los contratos y documentos, brindándole una única fuente de información sobre su cartera en todo momento. Y debido a que está basado en la nube, el repositorio crece con el negocio, sin limitar la cantidad de documentos que se guardan.

Una solución que también ofrece tecnología de búsqueda y análisis OCR aumenta su nivel de control, haciendo que los contratos sean rápidos y fáciles de encontrar. Puede buscar en todo su repositorio en todos los puntos de datos y todos los documentos. Esto significa que puede encontrar rápidamente fechas importantes, términos del contrato y cualquier otra información que necesite para estar un paso por delante.

Resultados de búsqueda global en Gatekeeper

Minimice la administración de contratos con automatización e inteligencia artificial

Las empresas que experimentan un crecimiento significativo a menudo tienen partes interesadas que intentan equilibrar múltiples tareas. A medida que las responsabilidades continúan aumentando, también lo hace la probabilidad de que la administración de contratos reciba menos atención en favor de tareas de mayor valor.

Cuando las tareas clave, como la extracción y carga de datos, se completan al azar, su empresa puede comenzar a perder el control de sus contratos debido a:

  • Trabajar con datos inexactos, lo que lleva a una mala toma de decisiones
  • Tiempo dedicado a la búsqueda de información como resultado de registros incompletos.
  • Las renovaciones automáticas, como fechas importantes como ‘Período de notificación’ y ‘Fecha de finalización’, no se capturan
  • Falta de conocimiento del cumplimiento del proveedor debido a registros desactualizados
  • Incapacidad para crear informes precisos que reflejen el estado actual de la cartera.

El software de gestión de contratos ofrece la oportunidad de utilizar herramientas de inteligencia artificial para extraer metadatos importantes de forma automática. Esto se puede utilizar para cualquier nuevo trato realizado como resultado del crecimiento de su negocio, así como para sus documentos heredados.

Al crear registros totalmente digitalizados y precisos, su empresa puede escalar de forma rápida y segura, y todos los equipos pueden confiar en los datos con los que están trabajando.

La automatización mejora la precisión de los datos en su cartera al minimizar las tareas administrativas. Las partes interesadas pueden ahorrar un tiempo valioso y centrarse en iniciativas más importantes a medida que escala.

Con el software de gestión de contratos, una cartera en crecimiento no tiene por qué ser un problema creciente. “

Extracción de datos mejorada por IA en acción

Establezca alertas para renovaciones de contratos para que pueda actuar con anticipación

Las renovaciones automáticas son uno de los problemas más comunes que atraen empresas de gran escala a Gatekeeper. Mientras está ocupado mirando hacia el futuro, puede ser difícil encontrar tiempo para revisar los acuerdos existentes.

Esto puede ponerte en un reactivo al revés de proactivo posición y cuando pierde una renovación de contrato, cualquier reacción será un poco demasiado tarde.

Administrar fechas importantes mediante la creación de eventos en el calendario, el uso de diferentes colores en una columna de la hoja de cálculo o incluso recordar verbalmente a los colegas se volverá complicado a medida que su cartera crezca.

Escalar de manera eficiente mientras se mantienen los resultados financieros saludables significa garantizar que los ingresos perdidos no crezcan como su negocio.

Al utilizar el software de gestión de contratos, puede utilizar fechas clave como ‘Período de notificación’ y ‘Fecha de finalización’ para alertar automáticamente a las partes interesadas de que se requiere una acción (como una decisión de revisión o renovación), con mucha antelación.

En lugar de pasar horas revisando retrospectivamente hojas de cálculo y calendarios para mantener el control, las partes interesadas pueden concentrarse en iniciativas de crecimiento sin tener que hacerlo a expensas de las renovaciones automáticas. “

Integre el software CLM con su pila de tecnología existente

A medida que su negocio crece en términos de proveedores, empleados y roles, no será sorprendente ver crecer la pila de tecnología. Una combinación de herramientas de finanzas, ventas y colaboración en general puede dar la impresión de que está capacitando a toda su organización para hacer el trabajo, pero también puede alentar la aparición de silos.

Cuando la información en diferentes áreas de la pila de tecnología no coincide, es imposible tener una comprensión precisa de su cartera.

No sabrá en qué etapa se encuentra un contrato, qué acciones se necesitan para ejecutarlo y si existen riesgos asociados con el contrato, como un desempeño deficiente. Para realizar un seguimiento de su cartera, es mejor evitar por completo este escenario aislado.

Invierta en software de gestión de contratos que se integre fácilmente con los sistemas más críticos de su empresa. “

Ya sea NetSuite, Salesforce o algo utilizado por toda la organización como Slack, seleccione un software CLM que funcione en armonía con lo que ya tiene.

Esto aumenta la adopción por parte de los usuarios, mantiene las operaciones funcionando sin problemas y mantiene su negocio en completo control a medida que continúa creciendo.

Gatekeeper es el único CLM con una NetSuite SuiteApp dedicada

Envolver

Escalar su negocio no debería significar aumentar su nivel de riesgo al mismo tiempo.

Si ya no controla sus contratos, ellos finalmente controlarán el éxito de su negocio. “

Puede aumentar la cantidad de empleados, servicios y proveedores, pero si también aumenta las pérdidas de ingresos, el potencial de incumplimiento y los silos organizativos, el crecimiento puede estancarse e incluso detenerse por completo.

El software de gestión de contratos le brinda un control completo de su cartera, mejorando su visibilidad, automatizando sus procesos y permitiendo que su negocio esté un paso por delante de donde debe estar.

En Gatekeeper, sabemos que el crecimiento no tiene límites. Es por eso que ofrecemos Usuarios ilimitados en todos nuestros planes, para que todos en su organización puedan mantener el control.

Si está listo para obtener más información sobre cómo Gatekeeper puede respaldar su negocio a medida que escala, reserve una demostración o comuníquese con nosotros.

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