Cómo el software de gestión de contratos une a los equipos

10:40 11/09/2021 | 1 Lượt xem

Adquisiciones y Legal son responsables de mejorar la salud general de una empresa al desempeñar un papel activo en la gestión de sus contratos.

Sin embargo, las medidas de éxito de ambos equipos pueden diferir significativamente, lo que a menudo resulta en un enfoque fragmentado. Cuando los departamentos legales y de adquisiciones no colaboran, la interrupción se puede sentir más ampliamente en toda la empresa y las vulnerabilidades en torno al riesgo, el cumplimiento, el bajo rendimiento y el aumento de los gastos morosos.

A un alto nivel, el departamento de adquisiciones se ha enfocado tradicionalmente en reducir costos y minimizar el riesgo en la cadena de suministro, mientras que Legal se enfoca en el cumplimiento de las regulaciones de la industria y la ley.

Sin embargo, a medida que el negocio crece y la base de proveedores se vuelve más compleja, las responsabilidades de cumplimiento, mitigación de riesgos y ahorro de costos deben coordinarse y compartirse.

Ambos equipos deben alinear sus procesos, priorizar los objetivos compartidos y tener las herramientas de gestión de contratos adecuadas para minimizar el riesgo y evitar que los proveedores tengan un rendimiento deficiente. “

En este artículo, veremos por qué Adquisiciones y Legal necesitan colaborar de manera más efectiva y cómo Gatekeeper puede ayudar.

Tiempo, dinero y calidad: una visión compartida entre Legal y Compras

El equipo legal de hoy es multifacético, con el enfoque necesario en las negociaciones, revisiones y aprobaciones, mitigación de riesgos y cumplimiento, sin mencionar la administración de contratos que los acompaña. Con tantas áreas de responsabilidad, la eficiencia operativa es vital para garantizar que los contratos se firmen en el menor tiempo posible.

Como ocurre con cualquier negocio, el tiempo es dinero. A medida que los equipos de adquisiciones diversifican la base de proveedores y la contratación se vuelve más compleja, los departamentos legales a menudo se quedan trabajando más allá de su capacidad. ¿El resultado? Ineficiencias involuntarias que retrasan el tiempo de suscripción, atascan el proceso de adquisición y frustran las relaciones entre departamentos.

Mejorar la eficiencia interna, cambiar las prioridades de las tareas para dedicar tiempo a áreas de especialización y compartir la propiedad del contrato ahorra tiempo y protege los resultados de la empresa. “

El software de gestión de contratos puede ayudar a los equipos de Adquisiciones y Legal a encontrarse en medio de este objetivo comercial común. La tecnología puede transformar una visión compartida flexible de “Mayor eficiencia” en acción.

La automatización liberará el ahorro de tiempo para ambos equipos, acelerará el tiempo de firma y simplificará los procesos complejos para mejorar los resultados del contrato.

Cómo el Gatekeeper une Adquisición y Legal

Gatekeeper es un software de gestión de proveedores y contratos diseñado para toda la organización. Cuando los procesos son visibles, estandarizados y se puede crear una pista de auditoría completa para cada acción realizada, Compras y Legal pueden trabajar juntos de manera más colaborativa, con visibilidad de cómo está trabajando cada equipo.

El software de gestión de contratos transforma los procesos manuales fragmentados que históricamente pueden mantener a los equipos en silos. Esto permite que todos los equipos trabajen hacia los mismos objetivos como una unidad cohesiva. “

A continuación, analizamos algunas características de Gatekeeper que benefician a ambos equipos.

1. Automatice y estandarice los procesos internos para una colaboración fluida

Con el software de gestión de contratos implementado, no hay ninguna razón para que el Departamento Legal y de Adquisiciones trabaje manualmente o en silos. El motor de flujo de trabajo Kanban de Gatekeeper brinda a los equipos la capacidad de diseñar, construir y automatizar procesos internos, incluidas invitaciones de proveedores, revisiones legales, negociaciones y aprobaciones.

Debido a que los flujos de trabajo se pueden personalizar de acuerdo con sus necesidades comerciales, Adquisiciones y Legal pueden acordar y estandarizar un proceso que sea mutuamente beneficioso, optimizado para la eficiencia y visible para todas las partes interesadas.

Con esta mayor visibilidad, el sector de Compras ya no necesita buscar actualizaciones del Departamento Legal o viceversa. También se envían notificaciones a cada equipo cuando se requiere su opinión. Esto minimiza las interrupciones para que el Departamento Legal pueda concentrar su experiencia en las negociaciones, revisiones o aprobaciones necesarias como parte del proceso de adquisiciones.

Gatekeeper brinda a las organizaciones información sobre sus cuellos de botella. Una vez identificados, los departamentos legal y de compras pueden trabajar juntos para diagnosticar el problema, resolver el retraso y optimizar los procesos para el futuro. “

Legal and Procurement puede aumentar la eficiencia de su proceso de contratación con:

  • acciones propias que permiten a los equipos automatizar pasos individuales o flujos de trabajo completos
  • Informe de flujo de trabajo que calcula el tiempo medio de contratación
  • Lógica condicional para reenviar automáticamente las aprobaciones a las partes interesadas

Flujos de trabajo de contratos automatizadosAutomatizar la colaboración entre los departamentos legales y de compras.

2. Revisar y aprobar proveedores en paralelo

La gestión de contratos no solo mejora la colaboración entre el Departamento Jurídico y el Departamento de Adquisiciones, sino que también les permite trabajar al mismo tiempo. Esto es particularmente útil en la fase de revisión y aprobación del proceso de adquisiciones.

El departamento legal puede tomarse un tiempo para revisar la solidez del contrato en términos de cláusula, obligaciones y cumplimiento, mientras que el departamento de compras puede enfocarse en la viabilidad del proveedor y los términos comerciales. “

La capacidad de trabajar en paralelo significa que el Departamento Legal puede priorizar la identificación y mitigación de riesgos sin prolongar el proceso de adquisiciones. Esta eficiencia permite que ambos equipos colaboren, reduzcan el ciclo de compras y aprovechen los ahorros potenciales, como los descuentos relacionados con el tiempo.

Aprobaciones paralelas en GatekeeperEvaluaciones y aprobaciones paralelas en Gatekeeper

3 Asignar la propiedad del contrato para una colaboración y responsabilidad efectivas

A medida que el contrato del proveedor avanza a lo largo de su ciclo de vida, no es necesario que Adquisiciones y Legal compartan la incertidumbre sobre quién debe ser el propietario de cada fase. Con el software de gestión de contratos, se puede asignar la propiedad, lo que responsabiliza a ambos equipos de las acciones necesarias y permite la colaboración entre equipos según sea necesario.

Sin procesos estructurados, coordinar las acciones de diferentes equipos puede resultar engorroso. Esto puede causar brechas rápidamente, retrasar ciertos procesos y disminuir cantidades significativas de trabajo en estos equipos en un corto período de tiempo. “

Gatekeeper resuelve este problema con Dynamic Ownership. Sobre la base de un conjunto de reglas dinámicas, las acciones se asignarán automáticamente a las partes interesadas relevantes, con notificaciones enviadas para llamar su atención.

Como ya hemos escrito, la propiedad impulsa la responsabilidad. Ni Adquisiciones ni Legal quieren ser vistos como cuellos de botella, por lo que al coordinar la propiedad pueden trabajar juntos para avanzar.

Vea los contratos que tiene en el Panel de control de GatekeeperVer los contratos que tiene en Gatekeeper

4. El sector de compras puede negociar ahorros sin dejar de lado lo legal

La negociación es a menudo la fase más lenta de la creación de un contrato. Las negociaciones que requieren mucho tiempo reducen el tiempo de firma, alargan el proceso de adquisición y pueden resultar frustrantes para ambas partes.

Las negociaciones tienen diferentes entradas y salidas que se esperan del Departamento Legal y de Adquisiciones, y el riesgo y el costo deben equilibrarse para que el contrato sea compatible y rentable. “

En lugar de competir por quién es el dueño del proceso de negociación, lo que puede resultar en silos, malentendidos y falta de claridad sobre las obligaciones y los resultados, Gatekeeper permite que los equipos trabajen juntos.

Las adquisiciones y legales pueden redefinir los contratos de proveedores en MS Word® para facilitar su uso, mientras que aquellos con licencias de Office365 pueden editar en Microsoft y guardar nuevas versiones en Gatekeeper.

Esto elimina la necesidad de descargar y reenviar documentos. En cambio, Legal and Procurement realizará ediciones en una plataforma centralizada. Esto ahorra tiempo y también evita la duplicación de documentos, por lo que ambos equipos tienen visibilidad de términos y contratos precisos y actualizados.

Esta característica acelera el proceso general de negociación y brinda a ambos equipos la oportunidad de concentrarse en los aspectos que los ayudarán a obtener los mejores resultados de los proveedores.

Seguimiento de cambios en una solución compatible con Microsoft WordComercio electrónico con el Gatekeeper

5. Delegar la entrada de datos del proveedor para eliminar la búsqueda manual

Los equipos de compras y legales tienen registros completos y precisos para respaldar sus objetivos de minimizar los riesgos regulatorios y de proveedores. Gatekeeper respalda este esfuerzo compartido al brindar a los equipos la capacidad de delegar de manera segura la entrada de datos a proveedores potenciales.

Las compras pueden hacer que los requisitos específicos sean obligatorios para los proveedores, mientras que el departamento legal puede informar al departamento de compras exactamente lo que se necesita para que sus solicitudes se procesen de la manera más fluida posible.

Cuando ambos equipos trabajan con la misma información, la gestión de riesgos de proveedores y contratos se simplifica, lo que coloca a su empresa en la mejor posición para protegerse. “

Usar formularios públicos y permitir que se carguen documentos significa que los equipos solo manejan datos compatibles. Esto agiliza el proceso de adquisiciones al tiempo que minimiza la administración de contratos, que a menudo el Departamento Legal deja atrás.

Al determinar qué datos cargar, se captura toda la información relevante para una adquisición efectiva, y el Departamento Legal puede estar seguro de que está trabajando con datos precisos y conformes. “

Además, esta automatización no se limita solo al compromiso inicial con los proveedores. Puede replicarse anualmente o periódicamente según sea necesario para mantener la integridad del documento. Así, por ejemplo, la renovación anual de certificados de seguro se puede automatizar por completo.

Formularios públicos para delegar la entrada de datosDelegar la entrada de datos a través de formularios públicos

Envolver

Los equipos de Adquisiciones y Legal trabajan juntos de manera más exitosa cuando hay una visión compartida, prioridades acordadas y la voluntad de colaborar en lugar de competir.

Es necesario alinear los procesos y las personas, pero el software de gestión de contratos es el habilitador que ayuda a ambos equipos a alcanzar sus objetivos.

Para descubrir cómo Gatekeeper puede unir a sus equipos legales y de compras, reserve una demostración hoy.

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