Cómo el software CLM puede respaldar a los equipos de operaciones legales

09:35 16/11/2021 | Lượt xem

Se espera que los equipos legales internos de hoy en día hagan más con menos: administrar contratos, brindar soporte legal, proteger el negocio y ofrecer un mayor valor sin aumentar la plantilla y los gastos generales. Para ayudar a aliviar esta creciente presión, muchas empresas están introduciendo funciones de Operaciones legales para agilizar los procesos, maximizar la productividad y minimizar los costos.

Aprovechando la experiencia no legal, esta función operacionaliza al equipo legal, equipándolos con la tecnología y los procesos adecuados para administrar mejor el riesgo, monitorear el cumplimiento y proteger el negocio. “

Algunas de las competencias básicas a las que debe aspirar una función de Operaciones Legales, como se describe en la CLOC, incluyen:

  • Proceso de tecnología y soporte
  • Gobernanza de la información y gestión de registros
  • Gestión financiera

En este artículo, exploramos cómo la implementación del software CLM puede ayudar a las operaciones legales a desarrollar estas competencias, al mismo tiempo que brindamos apoyo a los equipos legales y al negocio en general.

Soporte de tecnología y procesos

Los equipos de operaciones legales tienen un papel crucial que desempeñar en la expansión del negocio. Dado que el departamento legal ve que su carga de trabajo aumenta con el crecimiento, Legal Ops tiene la responsabilidad de garantizar que el crecimiento no reduzca el tiempo de contratación ni genere costos innecesarios.

A menos que el crecimiento sea sostenible y se introduzca la tecnología adecuada en el momento adecuado, se pueden producir rápidamente cuellos de botella, un mayor riesgo organizacional y costos ocultos.

La investigación de Gartner revela que entre el 25% y el 40% del tiempo de un abogado se dedica a tareas que no requieren un abogado, lo que resulta en una pérdida de productividad de $ 2.7 millones por año en una organización típica. ‘

Al introducir el software CLM a la organización, el Departamento de Operaciones Legales puede equipar a los abogados internos con tecnología que automatiza las tareas manuales, agiliza los procesos internos y devuelve un tiempo valioso al equipo.

Esto mejora la capacidad del Departamento Legal, les da tiempo para concentrarse en objetivos de alto nivel, como resolver problemas de litigios, y garantiza que puedan desempeñar su función de manera eficaz. El software de gestión de contratos se puede utilizar para automatizar tareas como:

  • Extraer y almacenar metadatos
  • Reenvío y seguimiento de aprobaciones de contratos
  • Encuentra contratos y cláusulas
  • Envío de acuerdos para firmas electrónicas
  • Avise a otros departamentos sobre las próximas fechas y eventos importantes

El motor de flujo de trabajo Kanban exclusivo de Gatekeeper proporciona tarjetas visuales que permiten a los profesionales de operaciones legales mapear procesos internos, obtener visibilidad inmediata de la carga de trabajo de cada abogado e identificar cuellos de botella.

Las acciones automatizadas se pueden utilizar para automatizar tareas individuales o flujos de trabajo completos, según la cantidad de información legal que se requiera.

Legal Ops también puede aprovechar la automatización de contratos y los datos del flujo de trabajo para proporcionar información significativa al equipo de liderazgo. Ya sea que sea hora de contratar, cuánto tiempo se dedica a las negociaciones o cuánto tiempo se tarda legalmente en revisar un contrato y por qué, se pueden identificar oportunidades para nuevas eficiencias.

Automatice los procesos legales y permita que los equipos se concentren en actividades de alto valor

Gatekeeper nos ha ayudado a automatizar muchos procesos relacionados con la gestión de contratos y ahora podemos usar el tiempo para algo más interesante que los interminables intercambios de correo electrónico. También nos ayuda a rastrear y optimizar la carga de trabajo de cada abogado, que, personalmente, para mí, es el objetivo final en todos los procesos de operaciones legales. ‘- Anastasiia Sergeeva, Gerente de Operaciones Legales, BlaBlaCar

Gobernanza de la información y gestión de registros

En algunas organizaciones, la gestión de contratos no se extiende más allá del equipo legal. Percibidos como la parte interesada principal a lo largo del ciclo de vida, los abogados internos pasan horas extrayendo meticulosamente metadatos clave, actualizando registros de acuerdo con la nueva legislación o regulación y presentando acuerdos.

Con la carga de la gestión diaria, como la búsqueda de contratos, los abogados internos pueden tener dificultades para dar un paso atrás y evaluar los riesgos potenciales en su organización. ‘

Los certificados vencidos, los registros de proveedores incompletos, los acuerdos que llegan a su fecha de vencimiento y la información en las manos equivocadas pueden causar interrupciones en el negocio, dejando a los equipos legales frente a las consecuencias de cualquier incumplimiento y violaciones de seguridad.

Esto, a su vez, puede aumentar la carga de trabajo de los equipos que ya están sobrecargados, ya que se enfrentan a nuevas disputas legales que requieren una resolución rápida.

Las operaciones legales pueden liderar las estrategias de mitigación de riesgos en toda la organización mediante la implementación de software CLM que centraliza y protege la información clave. ‘

Al proporcionar una única fuente de verdad, Legal Ops puede ahorrar tiempo a los equipos internos al brindarles visibilidad de los contratos que necesitan priorizar en función de fechas y eventos clave.

Combinado con notificaciones automáticas a las partes interesadas cuando se necesita atención, los equipos legales pueden enfocarse en lidiar con problemas legales, en lugar de perseguir a las partes interesadas para obtener información.

Las Operaciones Legales también deben buscar implementar procesos relacionados con la seguridad de la información en toda la organización. Proporcionar una solución con control de acceso basado en roles (RBAC) y permisos puede garantizar que la información destinada solo al equipo legal se mantenga de esa manera. Esto ayuda a prevenir la pérdida y la manipulación de datos.

La tecnología seleccionada también debe apoyar los procesos de transferencia en caso de que un miembro del equipo legal se vaya. El software CLM permite reasignar contratos y documentos de un usuario, antes de que el usuario sea archivado en el sistema.

Esto evita que se produzcan brechas de conocimiento, protege la transferencia de conocimiento y asegura que el equipo legal pueda continuar operando de manera integrada y sin riesgos.

Cree un historial completo y auditable de la actividad del contrato para respaldar el cumplimiento

Gatekeeper no solo proporciona seguridad de la información, gestión de documentos y visibilidad centralizada. También crea un historial auditable de todas las acciones realizadas en un registro, cuándo sucedió y quién era el propietario. Con esta información, Legal Ops puede proporcionar liderazgo con conocimientos detallados sobre la gobernanza de la información. ‘

Gestión financiera

Los consultores internos que utilizan procesos manuales para administrar su carga de trabajo diaria pueden verse fácilmente abrumados con tareas que están fuera de su experiencia. Ya sea que se trate de extraer datos importantes de acuerdos, perseguir a terceros para obtener información actualizada o buscar información, los equipos legales pueden enfrentar una serie de barreras que les impiden brindar servicios y asesoramiento legal.

La investigación de McKinsey revela que los empleados dedican 1,8 horas al día (9,3 horas a la semana en promedio) investigando y recopilando información. ‘

Por cada hora que se paga a un abogado interno para que lleve a cabo un contrato o cláusula específicos, por ejemplo, los gastos también se asignan a consultores externos para que brinden servicios legales. Las funciones de Operaciones Legales son responsables de ahorrar costos al permitir que el departamento legal maximice la capacidad para que las contrataciones externas no sean necesarias.

Para lograr esto, el Departamento de Operaciones Legales requiere información sobre los gastos dedicados al asesoramiento interno y externo, ya sea el costo por contrato, la cantidad de horas facturables por empleado legal o la relación entre las horas facturadas y las horas no trabajadas facturables.

El software CLM ayuda al departamento legal y financiero a trabajar en colaboración con paneles basados ​​en datos que visualizan los datos de gastos. Legal Ops puede profundizar en los gastos reales frente a los proyectados para el departamento legal, identificar áreas de consolidación y tomar el control de las contrataciones externas que aumentan los costos para todo el equipo.

Identifique ahorros de costos legales con el Panel de gastos de Gatekeeper

Gatekeeper permite a los líderes de operaciones legales clasificar a los asesores externos como un tipo de proveedor para que se pueda acceder fácilmente a la información financiera a través del panel de gastos. La visibilidad de cuánto se está gastando y dónde puede ayudar a Legal Ops a consolidar los costos externos y justificar cualquier gasto adicional para aumentar la cantidad de empleados internos, si es necesario. ‘

Envolver

El propósito de la función de Operaciones Legales es asegurar que el equipo legal interno se desempeñe lo mejor posible. Entre otras tareas clave, Legal Ops necesita implementar la tecnología adecuada para garantizar que el equipo legal pueda operar al máximo, mientras se enfoca solo en su área de especialización: brindar servicios legales.

Los procesos manuales, la gestión de los gastos de consultoría externa y el aumento de la carga de trabajo a medida que crece el negocio son barreras que la función de Operaciones Legales está diseñada para superar. ‘

La optimización de procesos y la gestión financiera son esenciales en esta función, por lo que seleccionar la mejor tecnología es crucial. Esto no solo beneficiará a la función de Operaciones Legales, sino que servirá mejor al equipo legal, que luego podrá concentrarse en trabajos de mayor valor para el negocio.

Si está listo para aprender más sobre por qué su equipo de operaciones legales debería elegir el software CLM, contáctenos o reserve una demostración hoy.

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