Cómo desbloquear las eficiencias internas con flujos de trabajo de contratos automatizados

09:38 16/11/2021 | Lượt xem

Cuando el proceso de un extremo a otro, desde el inicio del contrato hasta la ejecución, se gestiona manualmente, a menudo puede ser lento y fragmentado.

La automatización de los flujos de trabajo de los contratos beneficia a todos los involucrados en el proceso. Esto les da a los equipos un tiempo valioso para concentrarse en el trabajo de alto valor en lugar de pasar por el papeleo, buscar información y esperar las decisiones de aprobación de otros.

En este artículo, veremos cómo automatizar los flujos de trabajo de los contratos, minimizar los cuellos de botella y eliminar los procesos basados ​​en papel de una vez por todas.

El software de gestión de contratos y la metodología Kanban son esenciales para automatizar los flujos de trabajo y desbloquear una mayor eficiencia interna.

Planifique sus flujos de trabajo y asigne la propiedad

Muchos conjuntos de actividades razonablemente estandarizados agrupados en procesos pueden ser necesarios en las prácticas de CLM, tales como:

  • Solicita un nuevo contrato
  • Crear / modificar una plantilla de contrato
  • Crear / modificar una plantilla de cláusula de contrato
  • Construye un contrato estándar
  • Negociar un nuevo contrato
  • Aprobar un nuevo contrato
  • firmar un nuevo contrato
  • Integrar un nuevo tercero
  • Implementar un nuevo contrato
  • revisar un contrato
  • Solicitar un cambio de contrato
  • Aplicar una enmienda al contrato
  • Gestionar obligaciones contractuales
  • Revisar el desempeño del contrato
  • Analizar el rendimiento de terceros
  • Renovar un contrato
  • Terminar un contrato.

El alcance de los procesos de gestión de contratos implementados depende en gran medida del nivel de madurez de CLM de la organización, algo que requiere compromiso, tiempo, planificación y esfuerzo para alcanzar y crecer.

No es una regla general estricta, pero cuanto más bajo es el nivel de madurez de CLM, es más probable que solo exista un subconjunto básico de prácticas de CLM, y esto se traduce en un mínimo de procesos consistentes que se utilizan.

Cada proceso CLM en uso debe documentarse cuidadosamente. Se necesitan detalles sobre actividades, roles y responsabilidades, transferencias de pasos del proceso, tiempos, métodos, cálculos, mediciones e indicadores, y cualquier otra cosa importante para comprender exactamente cómo y qué tan bien funciona cada proceso.

Una vez que haya planificado los flujos de trabajo que necesita optimizar, también deberá asignar quién es el propietario de qué. Cada departamento debe tener una clara responsabilidad sobre partes específicas del ciclo de vida.

Fundamentalmente, cada proceso debe tener un propietario, una persona responsable para manejar las consultas y quejas sobre sus detalles y su idoneidad, participar en los cambios necesarios, informar sobre su desempeño, etc.

Es probable que cualquier persona involucrada directa o indirectamente en las actividades de CLM cubiertas por los procesos tenga opiniones sobre qué otros procesos son necesarios y cuán desesperadamente llevar a cabo otras actividades que ayudarían a cumplir el propósito de cada contrato.

Es importante que este tipo de retroalimentación se solicite, considere y actúe siempre que sea posible, para producir mejores resultados de CLM en todos los niveles, así como para ayudar a aumentar el nivel de madurez de CLM de la organización.

Ya sea que se trate de Legal para remarcar o de Ventas para la aprobación final, la propiedad y la responsabilidad son importantes para mantener los contratos a flote. Los retrasos pueden resultar en relaciones tensas desde el principio, frustraciones internas y, en el peor de los casos, pérdida de negocios.

La falta de propiedad y visibilidad combinada con la búsqueda manual crea cuellos de botella y acorta el tiempo de contratación. “

El motor de flujo de trabajo Kanban de Gatekeeper le permite mapear todos los procesos de sus contratos. Digitaliza cada paso involucrado en sus procesos internos, desde una sola notificación hasta un flujo de trabajo de revisión completo.

Completamente personalizable, puede ver cada proceso interno y asignar tarjetas específicas a diferentes partes interesadas. La propiedad de las tarjetas, las fases y los flujos de trabajo se comparte entre todas las partes interesadas, por lo que siempre se puede impulsar la responsabilidad.

Un ejemplo de flujo de trabajo Kanban para una revisión de contrato en Gatekeeper

Visualice y optimice los procesos internos con plantillas de mejores prácticas

Los flujos de trabajo que planificó en el paso anterior podrían ser procesos por los que pasa cada vez que crea un nuevo contrato o se une a un nuevo proveedor. En lugar de dedicar tiempo a volver a mapear cada proceso interno, las plantillas de contrato de mejores prácticas se pueden utilizar para optimizar los flujos de trabajo comunes.

Las eficiencias integradas se pueden desbloquear cuando no tiene que pasar horas planificando, personalizando y ajustando las formas en que ya trabaja. El uso de plantillas de mejores prácticas le permite automatizar y administrar los procesos internos existentes sin gastos administrativos adicionales.

Aplique las mejores prácticas a sus procesos internos con plantillas estandarizadas

Mediante el uso de plantillas preexistentes para visualizar y optimizar sus procesos, puede identificar y resolver fácilmente cualquier cuello de botella. Puede realizar un seguimiento de los contratos a medida que avanzan en su ciclo de vida, así como comprender quiénes o qué son los bloqueadores a medida que intenta hacer avanzar el contrato.

Gatekeeper ofrece una biblioteca completa de plantillas, lo que hace que los flujos de trabajo de contratos automatizados sean fácilmente accesibles incluso para el usuario más nuevo del software CLM. “

Con la automatización del flujo de trabajo al alcance de su mano, puede minimizar la administración manual lejos de áreas como el enrutamiento y aprobaciones de contratos, el seguimiento de renovaciones y la búsqueda de información de proveedores.

Reenviar contratos automáticamente y aprobarlos simultáneamente

Con los flujos de trabajo de contratos automatizados, ya no es necesario perder tiempo buscando ofertas en las bandejas de entrada o enviando correos electrónicos de búsqueda.

No es necesario que la colaboración sea fragmentaria y todo el proceso de enrutamiento se puede estandarizar. Al reenviar automáticamente los contratos a los revisores relevantes, la colaboración se vuelve fluida y se pueden tomar acciones rápidamente.

Los cuellos de botella pueden acumularse cuando el progreso de un contrato es bloqueado por ciertas partes interesadas que no pueden completar su paso en el proceso. En lugar de retrasar el tiempo de contratación, se pueden utilizar flujos de trabajo automatizados para definir varios Grupos de aprobación en cualquier etapa del flujo de trabajo interno.

Enrute y rastree fácilmente las aprobaciones con Gatekeeper

Estos grupos pueden revisar y aprobar contratos en paralelo y crear mayores eficiencias internas. Las aprobaciones simultáneas mejoran la colaboración entre todos los aprobadores, reducen el tiempo de finalización y eliminan los cuellos de botella.

Automatice acciones y recordatorios para gestionar contratos de forma proactiva

Los pequeños pasos y los flujos de trabajo completos se pueden hacer más eficientes con las acciones automáticas de Gatekeeper. Simplemente elija qué acciones se pueden automatizar para ahorrar tiempo y darle más control a su negocio. Las acciones automatizadas populares incluyen notificaciones y alertas enviadas a las partes interesadas relevantes cuando hay fechas importantes en el horizonte.

Nadie necesita dedicar tiempo a una hoja de cálculo para rastrear las fechas de vencimiento o las fechas de renovación de los documentos relacionados con el cumplimiento. Pero si las partes interesadas relevantes no son conscientes de que estas fechas se acercan, su empresa podría terminar gastando dinero en servicios que ya no son necesarios, o incluso dejar de cumplir si las certificaciones vencen.

Utilice acciones automáticas para automatizar los flujos de trabajo y enviar notificaciones con mucha antelación. Esto no solo aumenta la eficiencia interna, sino que también proporciona un control completo.

Envolver

Las eficiencias internas no se pueden lograr con enfoques de gestión de contratos manuales y fragmentarios. Mediante el uso de software de gestión de contratos creado en torno a una metodología y un motor de flujo de trabajo Kanban, puede automatizar, estandarizar y optimizar sus procesos internos.

Si está listo para ver cómo Gatekeeper puede ayudarlo a automatizar sus flujos de trabajo y desbloquear eficiencias internas, reserve una demostración ahora.

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