Agregar una lista desplegable a una celda de Excel

10:15 11/09/2021 | Lượt xem

Las listas desplegables pueden facilitar la entrada de datos. Vea cómo utilizar la función de validación de datos de Microsoft Excel para crear listas útiles en sus hojas de cálculo.

Una lista desplegable de Excel o un menú desplegable pueden facilitar que el usuario promedio de Microsoft Excel ingrese datos en una hoja de cálculo o un libro de trabajo. El uso de un menú desplegable en formularios web, encuestas o sondeos puede limitar las opciones de entrada a una celda seleccionada, lo que acelera la entrada de datos y reduce los errores de entrada de datos. En este consejo de Excel, le mostraremos una manera rápida y fácil de crear una lista desplegable o un menú desplegable utilizando la función de validación de datos de la aplicación de hoja de cálculo.

Para crear una lista desplegable en Excel, necesita dos cosas: una lista de valores (contenida dentro de un rango de celdas) y una celda en blanco para usar como celda de entrada de datos.

Figura A muestra una lista desplegable simple en una hoja de cálculo de Excel. Para usar el menú desplegable que se muestra aquí, se colocaría el cursor sobre la celda de entrada en blanco (E4 en este ejemplo) y se haría clic en una flecha desplegable para mostrar la lista de valores que se muestran en el rango de celdas A1: A4 . Si un usuario intenta ingresar algo que no es un elemento en esta lista de valores, Excel rechazará la entrada.

Puede seguir los pasos de este consejo creando una nueva hoja de cálculo con datos similares a los que se muestran en la Figura A, descargando nuestros archivos de demostración .xlsx y .xls o utilizando su propia hoja de cálculo y datos.

Figura A

microsoftexceldropdownlist.jpg

Para agregar la lista desplegable en nuestro ejemplo a una hoja de cálculo de Excel, haga lo siguiente:

  1. Cree la lista de validación de datos en las celdas A1: A4. Asimismo, puede ingresar elementos en una sola línea, como A1: D1.
  2. Seleccione la celda E4. (Puede colocar la lista desplegable en casi todas las celdas o incluso en varias celdas).
  3. Elija Validación de datos en el menú de la cinta de Datos.
  4. Elija Lista de la lista desplegable Permitir. (Mira, están en todas partes).
  5. Haga clic en el cuadro de control Origen y arrastre el cursor para resaltar las celdas A1: A4. Alternativamente, simplemente ingrese la referencia (= $ A $ 1: $ A $ 4).
  6. Asegúrese de que la opción desplegable En la celda esté marcada. Si anula la selección de esta opción, Excel aún obliga a los usuarios a ingresar solo valores de lista (A1: A4), pero no presentará una lista desplegable.
  7. Haga clic en Aceptar.

MIRAR: Cómo crear una lista desplegable en Google Sheets (TechRepublic)

Puede agregar la lista desplegable a varias celdas de Excel. Seleccione el rango de celdas de entrada (paso 2) en lugar de una sola celda de Excel. Incluso funciona para celdas de Excel no contiguas. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en las celdas de Excel correspondientes.

Algunas notas rápidas:

  • Solo puede ver el cuadro desplegable si hace clic en la celda de Excel utilizada para la entrada de datos.
  • Sus usuarios ahora pueden elegir solo una de las opciones del menú desplegable. Si intentan ingresar sus propios datos, recibirán un mensaje de error.
  • Puede copiar y pegar esta celda desplegable en cualquier otra celda de Excel en su hoja de cálculo, y puede crear tantos menús desplegables diferentes como desee.

VER: 10 ahorradores de tiempo de Excel que quizás no conozca (PDF gratuito) (TechRepublic)

Un consejo extra de Microsoft Excel

Este consejo de Excel se presenta en PDF 30 gratuito, cosas que nunca debe hacer en Microsoft Office.

Cuente con varios enlaces

Los vínculos entre dos libros de Excel son comunes y útiles. Pero los vínculos múltiples donde los valores en el libro1 dependen de los valores en el libro2, que se vinculan al libro3 y así sucesivamente, son difíciles de administrar e inestables. Los usuarios se olvidan de cerrar los archivos y, a veces, incluso de moverlos. Si es la única persona que trabaja con estos libros de Excel vinculados, es posible que no tenga ningún problema, pero si otros usuarios los revisan y modifican, está buscando problemas. Si realmente necesita tantos enlaces, podría considerar un nuevo diseño.

Obtenga más consejos de Excel

Lea 56 consejos de Excel que todo usuario debe dominar y tutoriales sobre cómo agregar una condición a una lista desplegable en Excel, cómo agregar color a una lista desplegable en Excel, cómo crear una lista desplegable de Excel desde otra pestaña , cómo cambiar un formato condicional de Excel en tiempo real y cómo combinar la función BUSCARV () de Excel con un cuadro combinado para mejorar la búsqueda. Además, consulte esta descarga gratuita de PDF: 13 atajos útiles para la entrada de datos de Excel.

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